Kostenstellen
Durch das Anlegen von Kostenstellen für einen Kunden ist es möglich, Kunden mit mehreren Standorten oder verschiedenen Rechnungsadressen unter einem einzigen Account zu führen. Kostenstellen können auch verwendet werden, um verschiedene Zahlungs- Rechnungs- und Mahnungsmodalitäten zu realisieren. Auch die auf der Rechnung anzuzeigenden Währungen lassen sich auswählen. Für die Erstellung von Rechnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Manuell: Rechnungen werden nur durch Bedienereingabe erstellt
  • Sofort: Es wird sofort eine Rechnung erstellt, sobald Positionen zur Verrechnung anfallen
  • Regelmäßig: Rechnungen werden in einem wählbaren Intervall erstellt.

Dabei werden sämtliche zu verrechnenden Beträge, egal aus welchem Bereich (Produkte, Dienstleistung, Telecom-Billing) sie anfallen gesammelt, und erst beim Generieren der Rechnung gebucht. Weiterhin läßt sich festlegen, ob für jede Kostenstelle gesondert Mahnungen erstellt werden, oder ob diese für alle Kostenstellen als gesamte Mahnung erzeugt werden.

Rechnungs-Erstellung
Alle zur Verrechnung anfallenden Beträge werden im Bereich ‚Offene Belege’ gesammelt, bis die Rechnungsstellung erfolgt. Von dort können Belege auch manuell als Rechnung erzeugt werden. Alle Anlagen (wie etwa Projekt-Belege, Stundenaufstellungen, Einzelverbindungsnachweise etc.) werden dabei als Rechnungs-Anlagen mit übernommen, so daß diese entsprechend mit ausgedruckt werden können.
Alle Rechnungen sind im Bereich ‚Rechnungen’ stets einsehbar mit allen relevanten Daten und Anlagen und können von dort aus auch gedruckt werden.
Eine Funktion für den Batch-Print aller noch nicht gedruckten Rechnungen ist ebenfalls verfügbar.

Zahlungs-Abgleich
Zur Erstellung von Mahnungen ist ein Abgleich der Kunden-Konten mit eingegangenen Zahlungen erforderlich. Hierzu können Buchungsdaten von Bankkonten automatisch (z.B. täglich) von einem Electronic-Banking-Programm (wie etwas MultiCash, ZV-Light, e-Fix aber auch jedes andere Programm, das Buchungsdaten in einer Text-Datei ausgeben kann) importiert werden. Es lassen sich hierfür mehrere Konten anlegen, darunter auch Kassenkonten, um z.B. Bar eingezahlte Beträge verbuchen zu können.
Der Zahlungsabgleich arbeitet weitgehend automatisiert, erfordert jedoch für jede abzugleichende Buchung die Bestätigung durch einen Benutzer, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Das System versucht stets, automatisch den richtigen Kunden und dessen Kostenstellen-Konto zu identifizieren. Diesen Vorschlag kann der Benutzer dann übernehmen, oder manuell nach dem entsprechenden Kunden suchen.

Mahnungen
Mahnungen werden je nach Kostenstellen-Einstellung automatisch generiert und stehen dann zum Batch-Print oder zum manuellen Ausdruck zur Verfügung.



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