Kommunikation
Um im heutigen Geschäft erfolgreich zu sein, ist es wichtig, immer und über jeden möglichen Weg erreichbar zu sein. Zu den wichtigen Kommunikationsmitteln gehören Post, Fax, E-Mail und Telefon. Account2000 bietet effiziente und weitgehende integrierte Möglichkeiten zur Unterstützung all dieser Kommunikationswege.

Empfang von Nachrichten
Neben dem Empfangen und Bearbeiten von eingehenden Nachrichten ist es vor allem wichtig, auf die Kommunikation mit dem Kunden zu jeder Zeit transparent zugreifen zu können. Aus organisatorischen Gründen ist es daher kaum akzeptabel, daß sich z.B. die E-Mail eines Kunden beim Kollegen auf dem Rechner oder ein Brief des Kunden z.B. in einer anderen Abteilung in der Schublade befindet. Das Ziel von Account2000 ist es daher, sämtliche Kommunikation mit dem Kunden für jeden (der die Berechtigung dafür besitzt) zugänglich zu machen, so daß sich in der Kundenmaske eine vollständige Historie der Kundenkommunikation mit Anzeige des Inhalts aller Nachrichten ansehen läßt.

  • Fax und E-Mail
    Der Empfang von Fax und E-Mail erfolgt über den Exchange-Server. Diese Nachrichten werden entweder in der persönlichen Mailbox eines Benutzers oder in einem öffentlichen Ordner (vor allem sinnvoll für Faxe und allgemeine E-Mail-Adressen wie info@firma.com oder support@firma.com), wo diese für mehrere Nutzer zugänglich sind. Über einen Button (‚Zuweisen’) in Outlook können diese eingehenden Nachrichten einem Kunden zugewiesen werden. Account2000 überprüft dabei automatisch, zu welchem Kunden die E-Mail-Adresse bzw. Fax-Nummer gehört. Ansonsten kann manuell nach Name oder anderen Kriterien gesucht werden. Die Nachricht wird dann so gespeichert, daß Sie für jeden zugänglich ist.
    Beim Zuweisen der Nachrichten läßt sich automatisch ein Prozeß anstoßen, der die weitere Bearbeitung sicherstellt, indem z.B. der zuständige Bearbeiter benachrichtigt wird.
  • Briefe
    Für die Bearbeitung von eingehenden Briefen wurde ein eigenständiges Tool entwickelt: Account2000 DocuScan. Dieses arbeitet mit jedem üblichen Scanner zusammen und ermöglicht das Scannen und Zuweisen zu einem Kunden in einem Arbeitsgang.
    Beim Zuweisen der gescannten Briefe läßt sich ebenfalls automatisch ein Prozeß anstoßen, der die weitere Bearbeitung sicherstellt.

Senden von Nachrichten
Das Erstellen von Nachrichten erfolgt völlig unabhängig vom Medium mit dem versendet werden soll. Es steht ein integrierter Editor zur Verfügung, der in der Lage ist, Nachrichten mit beliebigen Formatierungen, Schriftarten und –größen und auch Bitmap-Grafiken zu erstellen. Beliebig viele vordefinierte Nachrichten können vom Administrator  als Vorlagen erstellt und dann übernommen und beliebig abgeändert oder auch völlig frei erstellt werden. Weiterhin können Textbausteine beliebig erstellt, eingefügt und abgeändert werden.
Mit jeder Nachricht können Anlagen versendet werden. Hierzu gibt es zum einen vom Systemverwalter definierte Anlagen (wie z.B. AGB, Preislisten etc.); zum anderen können alle Account2000-Dokumente (Rechnungen, Mahnungen, Angebote etc.) versandt werden.
Wenn die Nachricht erstellt ist, kann gewählt werden, wie die Nachricht versandt werden soll: per Post an einen der Standorte des Kunde, per E-Mail an einen der Kontakte des Kunden oder per Fax entsprechend. Erhält der Kunde eine Nachricht nicht, so kann die gesendete Nachricht erneut (ggf. auch auf anderem Weg) versandt werden.

Telefonie-Unterstützung
Für den Einsatz in einem Call-Center aber auch für den bequemen Gebrauch für jeden beliebigen Mitarbeiter bietet Account2000 Unterstützung für Telefonie. Einzig erforderlich ist hierfür ein Telefon, eine TK-Anlage oder ein VoIP-Netzwerk mit TAPI-Treiber. TAPI-Treiber sind für viele TK-Anlagen und für einige Telefone verfügbar; das System wurde unter anderem mit SIEMENS-Hicom getestet.
Kommend
Für eingehende Anrufe wird automatisch versucht, anhand der übermittelten Rufnummern des Anrufers den zugehörigen Kunden zu finden. Per Knopfdruck läßt sich der anrufende Kunde öffnen. Es kann dann eine Gesprächsnotiz eingegeben werden. Ebenfalls läßt sich ein neuer Kunde anlegen, wobei die Telefonnummer gleich mit übernommen wird.
Gehend
Jedes Telefonnummernfeld in Account2000 enthält einen Button, um sofort eine Verbindung über die Account2000-Wahlhilfe aufzubauen. Falls gewünscht, kann dann eine Gesprächsnotiz erstellt werden.
Darüber hinaus läßt sich die Account2000-Wahlhilfe mit einer wählbaren HotKey (z.B. F8) von jedem Programm unter Windows aus aktivieren.


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