Projekt-Abrechnung
Das Erstellen von Angeboten für und das Verrechnen von Dienstleistungen ist nicht nur für Carrier sondern für jedes Dienstleistungs-Unternehmen von der Gebäudereinigung bis zur Unternehmensberatung wichtig. Die Abrechnung erfolgt meist Projekt-orientiert unabhängig davon, ob es sich um eine abgeschlossene oder um eine regelmäßig wiederkehrende Dienstleistung handelt. Wichtig ist dabei oft die Möglichkeit, ein entsprechendes Controlling vornehmen zu können, um die Einhaltung des geplanten Aufwandes zu gewährleisten.
Account2000 trägt diesen Anforderungen Rechnung und stellt entsprechende Funktionen zur Verfügung.

Projekte
Der Arbeitsablauf beginnt mit der Erstellung eines Projekts unter ‚Dienstleistung’. Neben der Zuordnung zu einer Kostenstelle des Kunden lassen sich entsprechende Werte wie Projektleiter, Projektdauer, Status, Ansprechpartner des Kunden etc. angeben.
Um festzulegen, wer für ein Projekt Stunden erfassen darf, oder bestimmte Bereiche wie Projekt-Planung, Controlling und Verrechnung aufrufen darf, können für jedes Projekt einzelne Berechtigungen vergeben werden.

Planung
Für die Planung lassen sich verschiedene Projekt-Abschnitte definieren, um ein Projekt sinnvoll zu gliedern. Für jeden Abschnitte läßt sich eine Liste von Tätigkeiten anlegen, ggf. auch mit unterschiedlichen Stundensätzen. Zudem läßt sich ein Zeitrahmen für jeden Projekt-Abschnitt festlegen.
Den so erstellte Projektrahmen kann man schließlich als Angebot ausdrucken oder versenden (siehe Formulare).

Stundenerfassung
Für die Stundenerfassung steht eine eigene Applikation zur Verfügung: Account2000 TimeTool. Hiermit kann jeder Mitarbeiter seine geleisteten Tätigkeiten erfassen und einem entsprechenden Projekt und Projekt-Abschnitt zuordnen.
Das TimeTool ist unabhängig von allen anderen Account2000-Komponenten und kann auch offline eingesetzt werden. Bei der nächsten Verbindung mit dem Account2000-Server können die offline erfaßten Stunden dann übertragen und der aktuelle Projekt-Stamm heruntergeladen werden.
Die Erfassung erfolgt in einer übersichtlichen Form mit intelligenten Auswahl-Listen, welche nur die Elemente (Projekte, Orte, etc.) anzeigen, die in letzter Zeit vom jeweiligen Mitarbeiter benutzt wurden. Über entsprechende Auswahlkriterien kann die Anzeige auf die gewünschten Datensätze beschränkt werden. Weitere Felder sind vorhanden für die Eingabe von Spesen und Reisekosten.
Das TimeTool besitzt eine eigene Report-Funktion, welche unabhängig vom Gesamtsystem Stundenübersichten anzeigen und ausdrucken kann.
Die Identität des Mitarbeiters wird automatisch über die Windows-Netzwerkanmeldung überprüft. Das TimeTool ist auch für die Verwendung über Einwahl-Verbindungen (z.B. ISDN) ausgelegt

Eine Einzelplatzversion von Account2000 TimeTool können Sie kostenlos downloaden. Weitere Informationen dazu finden sie hier.

Controlling
Während des Projekts können Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung jederzeit den Bereich ‚Controlling’ aufrufen, um sich über den aktuellen Stand des erfaßten Projektaufwandes zu informieren. Der erste und letzte Eintrag für einen Projekt-Abschnitt kann mit dem Zeitrahmen des Projekt-Abschnitts, und die Anzahl geleisteter Stunden mit dem Planungsaufwand verglichen werden. Verschiedene Gruppierungsfunktionen für die Anzeige von Stunden und Spesen stehen zur Verfügung. Gegebenenfalls kann auch die Zuordnung zu Projektabschnitten verändert werden.

Verrechnung
Zur Erstellung einer Projekt-Abrechnung gibt es vielfältige Möglichkeiten. Man kann Positionen aus dem Angebot  (Planung) oder geleistete Stunden mit einem wählbaren Stundensatz in den Beleg übernehmen, oder beides in beliebiger Kombination. Weiterhin können Spesen übernommen werden. Übernommene Positionen, Stunden und Spesen werden entsprechend markiert, so daß Sie bei weiteren Abrechnungen nicht mehr verrechnet werden.
Ein Projekt-Beleg besteht schließlich aus einer Liste von Positionen, einer Liste von Spesen und einer Stundenaufstellung. Alle Elemente können auch manuell eingetragen oder übernommen und verändert werden. Es läßt sich auch festlegen, ob Projekt-Beleg und/oder Stundenaufstellung mit der entsprechenden Rechnung ausgedruckt werden sollen oder nicht. Für den Projekt-Beleg und die Stundenaufstellung läßt sich jeweils ein entsprechendes Ausgabeformular (siehe Reporting) auswählen, so daß nur die Informationen auf der Rechnung zu sehen sind, welche zur Ansicht des Kunden bestimmt sind.
Die Rechnungsstellung erfolgt erst,  wenn der Projekt-Beleg abgeschlossen wird.



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