Workflow und Prozess-Steuerung
Account2000 bietet umfangreiche Möglichkeiten, um verschienartige Workflow- und Prozeß-Strukturen abzubilden, angefangen von einfachen Erinnerungen zur Wiedervorlage bis hin zu komplexen Abläufen, die über mehrere Bearbeiter und Abteilungen verteilt sind.

Grundlagen
Die Organisation der Prozesse erfolgt über sogenannte Workflow-Tasks, welche wiederum in verschiedene Kategorien, wie z.B. Vertrieb, Technik, Finanzen etc. gruppiert werden können.
Eine Workflow-Task besteht aus einer beliebigen Anzahl frei definierbarer 'Task-Schritte', welche jeweils einem Bearbeitungs-Zustand entsprechen. Bei Ausführung einer Task kann sich diese zu jeder Zeit immer nur in einem Zustand befinden.

Task-Schritt
Ein Task-Schritt enthält in der Definition jeweils eine Arbeits-Anweisung und eine ggf. Entscheidungsfrage, welche die Grundlage für die möglichen Folge-Aktionen bildet. Für jeden Task-Schritt können beliebig viele verschiedene Folge-Aktionen definiert werden. Es gibt folgende Typen von Folge-Aktionen:

  • Gehe zu Schritt x
  • Öffne andere Task
  • Delegiere Task an Mitarbeiter Y (Y kann fest vorgegeben oder vom Bearbeiter wählbar sein, oder auch eine Gruppe sein)
  • Warten und Erinnern (Mit fest vorgegebener oder frei wählbarer Dauer, mit fest vorgegebenem oder wählbarem zu erinnernden Mitarbeiter)
  • Weiterverbinden an (ähnlich wie delegieren, jedoch mit sofortiger Übergabe; für Telefongespräche)
  • Task schließen

Bei der Bearbeitung kann der Mitarbeiter unter der Arbeits-Anweisung Kommentare eingeben, so dass Abläufe und getroffene Entscheidungen auch im Nachhinein jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Task-Überwachung
Zusätzlich zur Erinnerungs-Funktion lassen sich zu jedem Task-Schritt Timeot-Zeiten eingeben, um festzulegen, wie lange eine Task maximal in einem Schritt verweilen darf. Bei Überschreitung dieser Zeit wird ein wählbarer Mitarbeiter (z.B. Bearbeiter der Task oder Vorgesetzter) benachrichtigt.

E-Mail
Alle Benachrichtigungen im System erfolgen per e-mail. Die e-mail-Nachrichten enthalten einen Link, der jeweils das Formular des entsprechenden Kunden öffnet, so dass die Aufgabe direkt weiter bearbeitet werden kann.

Auto-Tasks
Bei bestimmten Aktionen, die im System ausgeführt werden wie zum Beispiel das Scannen eines Briefes oder das Drucken eines Angebotes, lassen sich automatisch bestimmte Tasks starten welche entweder zwingend oder vom Bearbeiter wählbar gestartet werden.

 

 

 



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